Cuando escribas una nota, en ese mismo momento puedas direcccionarla al file o carpeta donde la quieras guardar, colocando en el pie de la nota esa informacion. Algunos sistemas permiten que, por ejemplo, escribiendo .Caja Chica, cuando sale la nota una copia va a Enviadas pero otra se archiva en la carpeta que yo quiero.
Ademas tambien tener la posibilidad de enganchar varias notas y poder retransmitirlas todas juntas junto con la nueva que estas haciendo, para que el que la recibe tenga todo el tema completo, sin necesidad de crear archivos atachados.